O Impacto da Lgpd na Contabilidade e Gestão Imobiliária!

O Papel da Governança Corporativa no Setor Imobiliário

A LGPD trouxe à tona a necessidade de fortalecer a governança corporativa nas empresas do setor imobiliário, especialmente no que diz respeito à gestão de dados pessoais. A governança de dados é um conjunto de práticas e políticas que visam assegurar a conformidade legal, a proteção de dados e a gestão eficaz das informações, algo que se tornou ainda mais essencial com a implementação da LGPD. No contexto imobiliário, isso significa que as empresas precisam revisar seus processos internos, treinar seus colaboradores e adotar tecnologias adequadas para garantir que os dados sejam tratados de forma responsável. Um exemplo é a criação de um comitê de governança de dados, que pode incluir profissionais das áreas jurídica, TI e de contabilidade, para assegurar que a empresa esteja em conformidade com as novas exigências.

A governança corporativa no setor imobiliário também passa por uma maior transparência em relação ao uso dos dados coletados. As imobiliárias devem ser claras em suas políticas de privacidade, informando seus clientes sobre como os dados serão tratados e por quanto tempo serão armazenados. Um exemplo prático é a implementação de um portal de transparência, onde os clientes possam acessar facilmente as políticas de privacidade e entender como seus dados estão sendo geridos. Esse tipo de ação não apenas reforça a conformidade com a LGPD, mas também fortalece a confiança do cliente na empresa.

Outro aspecto crítico da governança de dados é a implementação de mecanismos de controle interno que permitam à empresa monitorar e auditar o tratamento de dados pessoais. No caso de uma imobiliária que lida com grandes volumes de informações de proprietários e locatários, é essencial ter um sistema que registre todas as interações com os dados pessoais. Um exemplo de boas práticas nesse sentido é o uso de softwares de gestão de conformidade, que permitem rastrear quem acessou os dados, quando e para qual finalidade, garantindo total transparência e controle.

As políticas de retenção e descarte de dados também fazem parte da governança corporativa no contexto da LGPD. As empresas do setor imobiliário precisam definir critérios claros sobre quanto tempo os dados pessoais podem ser armazenados e garantir que sejam excluídos de forma segura quando não forem mais necessários. Um exemplo prático é o tratamento de dados de ex-inquilinos após o término do contrato. Ao final da relação contratual, a imobiliária deve avaliar se ainda há necessidade legal ou administrativa de manter os dados e, caso contrário, proceder à eliminação ou anonimização das informações, conforme prevê a LGPD.

Adicionalmente, a responsabilidade pela proteção de dados deve ser atribuída formalmente a um profissional ou equipe, o que pode envolver a nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO, na sigla em inglês). Esse profissional é o ponto de contato entre a empresa, os clientes e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), e sua função é monitorar a conformidade com a legislação e responder a solicitações relacionadas à privacidade. Em um exemplo prático, o DPO seria o responsável por lidar com uma solicitação de um cliente para a exclusão de seus dados pessoais ou para a correção de informações incorretas.

Por fim, a governança corporativa também envolve o fortalecimento da cultura organizacional em relação à privacidade e proteção de dados. Isso exige que todos os funcionários da empresa, desde corretores até o setor administrativo, sejam treinados regularmente sobre as melhores práticas de proteção de dados e estejam cientes das responsabilidades e riscos envolvidos no tratamento de informações pessoais. A criação de uma cultura de proteção de dados robusta é essencial para evitar erros operacionais que possam levar a violações da LGPD, como o uso inadequado de informações de clientes para fins de marketing ou a exposição acidental de dados sensíveis.

O Impacto da LGPD na Contabilidade de Imóveis

O impacto da LGPD na contabilidade de imóveis é particularmente significativo, uma vez que essa área lida com uma vasta quantidade de dados financeiros e pessoais. A conformidade com a legislação exige que os contadores e administradores de imóveis adotem práticas que assegurem a proteção dos dados que gerenciam em nome de proprietários e inquilinos. Um exemplo claro é a necessidade de revisão dos procedimentos contábeis relacionados ao controle de aluguéis e tributos, que envolvem o uso de dados pessoais como nome, CPF e informações bancárias. Antes da LGPD, esses dados poderiam ser armazenados de maneira descentralizada e sem muitos controles, mas agora a proteção dessas informações é essencial.

A coleta e o uso de dados financeiros de inquilinos, por exemplo, devem ser feitos com base no consentimento explícito, e as finalidades desse uso precisam estar claramente definidas. No caso de uma administradora que lida com o repasse de aluguéis para proprietários, ela deve garantir que os dados bancários fornecidos para esse fim não sejam utilizados para outras finalidades, como campanhas de marketing ou compartilhamento com terceiros. Um exemplo prático é o controle de aluguéis atrasados, onde as informações de cobrança devem ser geridas de forma a respeitar a privacidade dos devedores, evitando a exposição indevida de sua situação financeira.

Além disso, a contabilidade de imóveis também precisa estar atenta às regras de compartilhamento de dados com outros agentes envolvidos na gestão do imóvel, como seguradoras, empresas de manutenção e bancos. A LGPD exige que todo compartilhamento de dados pessoais seja justificado e informado ao titular, o que pode exigir a revisão de contratos com terceiros. Por exemplo, ao contratar uma empresa de seguros para garantir o imóvel alugado, a administradora deve informar o inquilino sobre o compartilhamento de seus dados com a seguradora e obter o consentimento para tal.

Outra área impactada é a gestão de documentos fiscais relacionados ao imóvel, como notas fiscais e comprovantes de pagamento. Esses documentos frequentemente contêm dados pessoais e precisam ser armazenados de forma segura. Um exemplo comum é a emissão de notas fiscais para proprietários sobre os valores recebidos de aluguel. A LGPD exige que esses documentos sejam mantidos em ambientes seguros e que o acesso a eles seja restrito, garantindo que dados como CPF ou CNPJ não sejam acessados por pessoas não autorizadas.

Além dos procedimentos de armazenamento, a exclusão de dados contábeis que não são mais necessários também é uma obrigação da contabilidade imobiliária em conformidade com a LGPD. Um exemplo disso é o tratamento de dados financeiros de inquilinos que já desocuparam o imóvel. Após o encerramento do contrato e o cumprimento das obrigações tributárias, as informações devem ser excluídas ou, quando for o caso, mantidas apenas pelo período exigido pela legislação fiscal, de maneira segura.

Por fim, a integração da contabilidade com os sistemas de gestão imobiliária também precisa ser revisada sob a ótica da LGPD. As imobiliárias que utilizam plataformas digitais para gerenciar a contabilidade de seus imóveis devem garantir que essas ferramentas estejam em conformidade com a LGPD, especialmente no que tange ao armazenamento de dados pessoais. A criptografia dos dados armazenados e o controle rigoroso de acesso são exemplos de boas práticas que devem ser adotadas. Dessa forma, a contabilidade pode continuar a oferecer suporte eficiente à gestão imobiliária, sem comprometer a segurança e privacidade dos dados.

A Relação entre Imobiliárias e Terceiros Sob a Ótica da LGPD

No setor imobiliário, é comum que as empresas compartilhem dados com terceiros para facilitar operações como análise de crédito, obtenção de seguro e realização de serviços de manutenção. A LGPD, no entanto, trouxe novas exigências quanto ao compartilhamento de dados, obrigando as imobiliárias a revisarem suas práticas. Antes da LGPD, o compartilhamento de dados pessoais com terceiros ocorria com pouca ou nenhuma comunicação ao cliente. Um exemplo clássico é o envio de dados financeiros de um inquilino para uma seguradora, visando contratar seguro fiança. Com a LGPD, esse compartilhamento só pode ocorrer mediante o consentimento prévio e informado do titular dos dados.

Além do consentimento, a imobiliária deve garantir que os terceiros com quem compartilha dados também estejam em conformidade com a LGPD. Isso significa que contratos firmados com prestadores de serviço devem conter cláusulas que assegurem que esses parceiros adotarão as mesmas medidas de proteção de dados exigidas pela legislação. Por exemplo, se uma imobiliária contrata uma empresa para realizar manutenções no imóvel, ela deve se certificar de que essa empresa está ciente das obrigações da LGPD e implementa as devidas proteções aos dados de proprietários e inquilinos.

Um outro desafio que surge dessa relação é o compartilhamento de dados entre imobiliárias e bancos para a intermediação de financiamentos imobiliários. Dados como renda e informações patrimoniais são frequentemente compartilhados com instituições financeiras para a aprovação de crédito. A LGPD exige que esse processo seja conduzido com transparência, e o cliente deve ser informado sobre quais dados serão compartilhados e para qual finalidade. Por exemplo, ao solicitar financiamento para a compra de um imóvel, o cliente precisa ser informado que suas informações bancárias e financeiras serão encaminhadas ao banco, e deve dar seu consentimento para tal.

No caso de grandes operações imobiliárias, que envolvem múltiplos agentes, como construtoras, corretores e seguradoras, o cuidado com o compartilhamento de dados deve ser redobrado. Um exemplo prático seria a comercialização de apartamentos em um empreendimento, onde os dados dos compradores são compartilhados entre a construtora, o corretor e a seguradora responsável pelo seguro do imóvel. Cada uma dessas partes envolvidas deve estar ciente de suas responsabilidades sob a LGPD e garantir que as informações sejam protegidas e utilizadas exclusivamente para as finalidades acordadas.

Ademais, a responsabilidade solidária entre a empresa que coleta os dados e o terceiro com quem os dados são compartilhados é outro ponto importante. Caso ocorra uma violação de dados por parte do terceiro, a imobiliária pode ser corresponsável, dependendo da situação. Por isso, é fundamental que as empresas formalizem suas relações com terceiros por meio de contratos que assegurem a responsabilidade do parceiro em proteger os dados, como, por exemplo, exigindo que prestadores de serviço implementem criptografia e controle de acesso rigoroso em seus sistemas de gestão.

Por fim, a LGPD também impacta a terceirização de serviços administrativos, como a contratação de escritórios de contabilidade para gerenciar as finanças de um empreendimento imobiliário. Nesse cenário, a imobiliária deve garantir que o escritório terceirizado adote todas as medidas de segurança para proteger os dados dos proprietários e inquilinos, especialmente em relação ao armazenamento de informações financeiras e fiscais. Um exemplo prático seria a adoção de contratos de prestação de serviços que incluam cláusulas específicas sobre a proteção de dados e a responsabilidade do escritório terceirizado em caso de violações.

Conclusão

Concluindo, o impacto da LGPD na contabilidade e na gestão de imóveis trouxe grandes mudanças para o setor imobiliário, exigindo a adaptação de processos e tecnologias para garantir a conformidade com a legislação e a proteção dos dados pessoais. A nova realidade impõe desafios que vão desde a coleta e armazenamento até o compartilhamento de dados com terceiros, mas também abre oportunidades para a modernização dos processos e o fortalecimento da confiança entre empresas e clientes. O setor imobiliário, ao se adaptar à LGPD, não apenas evita sanções legais, mas também se posiciona de maneira mais ética e transparente, promovendo um ambiente de negócios mais seguro e confiável.